Polityka Prywatności w ramach konferencji „Horyzonty w Psychiatrii”

1. Administrator i Podmiot przetwarzający

                                                                                                                                          

  1. Niniejsza Polityka prywatności, zwana dalej „Polityką”, określa zasady przetwarzania danych osobowych Uczestników w ramach konferencji „Horyzonty w Psychiatrii” (zwanej dalej „Konferencją”), która odbędzie się w dniu 10 września 2022r w Warszawie.​

  2. Polityka określa w szczególności:

a. administratorów danych osobowych,

b. dane osobowe Uczestników przetwarzane na Stronie www i podczas Konferencji,

c. cele i podstawy prawne przetwarzania danych,

d. kategorie odbiorców danych,

e. informacje związane z korzystaniem ze Strony www i uczestnictwem w Konferencji i polityka cookies,

f. okres, przez który dane osobowe będą przechowywane,

g. prawa Uczestników,

h. dobrowolność podania danych,

i. informacje o ochronie danych osobowych.

3. Administratorami danych Uczestników Konferencji są:

a. Neo-Vinci Sp. z o.o. z siedzibą w Warszawie przy ul. Puławskiej 14, 02-512 Warszawa wpisana do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem 682312, której akta rejestrowe przechowuje Sąd Rejonowy dla m. st. Warszawy w Warszawie XIV Wydział Gospodarczy, posługująca się numerem identyfikacji podatkowej (NIP) 5223094302 oraz numerem REGON 367606445,

b. Instytut Doskonalenia Klinicznego Stowarzyszenie na rzecz poprawy edukacji medycznej z siedzibą w Warszawie przy ul. Puławskiej 14, wpisany do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego pod nr KRS 0000682312, którego akta rejestrowe przechowuje Sąd Rejonowy dla m. st. Warszawy w Warszawie XIII Wydział Gospodarczy, NIP: 5213910562, REGON: 387369478,

łącznie zwani dalej „Administratorem” lub „Współadministratorami”.

4.Współadministratorzy wspólnie ustalają cele i sposoby przetwarzania danych i są współadministratorami danych osobowych. W relacjach pomiędzy Współadministratorami Neo-Vinci sp. z o.o. ponosi odpowiedzialność dotyczącą wypełniania obowiązków wynikających z przepisów o ochronie danych osobowych, w szczególności w odniesieniu do wykonywania przez Uczestników przysługujących im praw, oraz ich obowiązków w odniesieniu do podawania informacji, o których mowa w przepisach.

5. Jako punkt kontaktowy dla Uczestników w zakresie przetwarzania danych osobowych Współadministratorzy wyznaczyli Neo-Vinci Sp. z o.o. z siedzibą w Warszawie przy ul. Puławskiej 14, 02-512 Warszawa, e-mail kontakt@neo-vinci.pl tel. 792 850 530 .

 

6. Niezależnie od uzgodnień, o których mowa w podpunktach 4 i 5 Uczestnik może wykonywać przysługujące mu prawa wynikające z przepisów o ochronie danych osobowych wobec każdego ze Współadministratorów.

 

7. Cele przetwarzania danych przez Administratora zostały wskazane w punkcie 3 ppkt 2.

 

8. Osoby uczestniczące w Konferencji zwane są „Uczestnikami”.

 

9. Kontakt z Administratorem jest możliwy poprzez email pod adresem kontakt@neo-vinci.pl.

 

10. Strona www Konferencji: www.horyzontywmedycynie.pl.


11.    W przypadku zawarcia umowy na odległość, gdy Uczestnikiem jest:


a.    konsument, tj. osoba fizyczna zawierająca z Organizatorem umowę uczestnictwa w konferencji niezwiązaną bezpośrednio z działalnością gospodarczą lub zawodową tej osoby,
b.    osobą fizyczną zawierającą umowę uczestnictwa w konferencji bezpośrednio związaną z jej działalnością gospodarczą, gdy z treści tej umowy wynika, że nie posiada ona dla tej osoby charakteru zawodowego, wynikającego w szczególności z przedmiotu wykonywanej przez nią działalności gospodarczej, udostępnionego na podstawie przepisów o Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej,
takiemu Uczestnikowi przysługuje prawo do odstąpienia od umowy w terminie 14 dni od jej zawarcia. W takiej sytuacji zastosowanie znajdą postanowienia znajdujące się poniżej.

12.    Uczestnik może odstąpić od umowy, składając Organizatorowi oświadczenie o odstąpieniu od umowy. Oświadczenie można złożyć na formularzu, którego wzór dostępny jest do pobrania TUTAJ . Powinno być ono wysłane pod na adres e-mail kontakt@neo-vinci.pl


13.    Do zachowania terminu wystarczy wysłanie oświadczenia przed jego upływem.


14.    Organizator ma obowiązek niezwłocznie, nie później niż w terminie 14 dni od dnia otrzymania oświadczenia o odstąpieniu od umowy, zwrócić wszystkie otrzymane płatności.


15.    Jeżeli na wyraźne żądanie Uczestnika wykonywanie umowy przez Organizatora ma się rozpocząć przed upływem terminu do odstąpienia od umowy, Organizator wymaga od Uczestnika złożenia wyraźnego oświadczenia zawierającego takie żądanie. W takim przypadku jeżeli Uczestnik wykonuje prawo odstąpienia od umowy po zgłoszeniu takiego żądania, ma obowiązek zapłaty za świadczenia spełnione do chwili odstąpienia od umowy.


16.    Prawo odstąpienia od umowy zawartej na odległość nie przysługuje Uczestnikowi, jeżeli Organizator wykonał w pełni usługę za wyraźną zgodą Uczestnika.
 

2. Dane przetwarzane na Portalu

 

1.Dane osobowe oznaczają wszelkie informacje o zidentyfikowanej lub możliwej do zidentyfikowania osobie fizycznej, tj. o Uczestniku.

2. Podczas rejestracji Uczestnika na Konferencję i w trakcie uczestnictwa w Konferencji zbierane są następujące dane:

a. imię i nazwisko,

b. numer prawa wykonywania zawodu,

c. adres email,

d. numer telefonu,

e. data urodzenia,

f. wykonywana specjalizacja lekarska,

g. adres IP Uczestnika dokonującego rejestracji.

3. W związku z dokonywaniem przez Uczestnika płatności z tytułu uczestnictwa w Konferencji zbierane są następujące dane:

a. imię i nazwisko,

b. numer rachunku bankowego,

c. numer NIP,

d. adres,

e. nazwa działalności,

f. token lub inny numer uzyskany przez Uczestnika od sponsora Konferencji umożliwiający udział w Konferencji bez dokonywania odrębnej g. płatności przez Uczestnika.

3.  Cele i podstawa prawna przetwarzania danych

1. Dane osobowe są przetwarzane na podstawie rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (Dz.Urz.UE.L Nr 119, str. 1), zwanego dalej „RODO”.​

2. Dane osobowe, o których mowa w punkcie 2 ppkt 2, przetwarzane są przez Administratora w celu:

a. wysyłania Uczestnikowi e-maili i smsów przypominających o Konferencji; podstawę prawną przetwarzania stanowi art. 6 ust. 1 lit. f RODO;

b. umożliwienia Uczestnikowi uczestnictwa w Konferencji, korzystania z jej funkcjonalności i przedstawienia Uczestnikom materiałów c. edukacyjnych dostępnych na Konferencji; podstawę prawną przetwarzania stanowi art. 6 ust. 1 lit. b RODO;

c. dokonania rejestracji umożliwiającej uczestnictwo w Konferencji; podstawę prawną przetwarzania stanowi art. 6 ust. 1 lit. b RODO;

d. prowadzenia czynności analityczno – statystycznych, tworzenie szeregu statystyk i analiz (ruchu na stronie, funkcjonalności itp.); podstawę prawna przetwarzania stanowi art. 6 ust. 1 lit. f RODO;

e. marketingu bezpośredniego zarówno Administratora, jak i osób trzecich, dla których Administrator realizuje projekty; podstawę prawną przetwarzania stanowi art. 6 ust. 1 lit. f RODO,

f. weryfikacji prawa wykonywania zawodu (w tym w Naczelnej Izbie Lekarskiej) i zapewnienia sobie możliwości wykazania faktu przeprowadzenia tej weryfikacji; podstawę prawną przetwarzania stanowi art. 6 ust. 1 lit. f RODO,

g. możliwości wykazania wypełnienia obowiązków wynikających z RORO; podstawę prawną przetwarzania stanowi art. 6 ust. 1 lit. f RODO.

3. Dane osobowe, których mowa w punkcie 2 ppkt 3, przetwarzane są w celu dokonania płatności, a więc w celu wykonania umowy dotyczącej udziału w Konferencji. Podstawę prawną przetwarzania stanowi art. 6 ust. 1 lit. b RODO. Dane te przetwarzane będą również w celu wystawienia faktury i przechowywania dokumentacji podatkowej. Podstawę prawną przetwarzania stanowi art. 6 ust. 1 lit. c RODO.

4. Data urodzenia będzie przetwarzana wyłącznie w celu weryfikacji prawa wykonywania zawodu.

4. Kategorie odbiorców danych

1. Dane osobowe mogą być przekazywane innym osobom, w tym kontrahentom Administratora w celu wykonywania przez nich działalności gospodarczej, podmiotom świadczącym na rzecz Administratora usługi, w tym prawne i księgowe, operatorom płatności (PayU S.A., ul. Grunwaldzka 182, 60-166 Poznań), bankom. Dane osobowe mogą być również przekazywane innym podmiotom, jeśli wymaga tego przepis prawa, w tym organom podatkowym w związku z podatkowymi rozliczeniami uczestnictwa w Konferencji (wystawienie faktury i in.).

 

5. Informacje związane z korzystaniem ze Strony www i Konferencji oraz polityka cookies

1. Na Stronie www zbierane są informacje związane z korzystaniem ze strony www rejestracji, w tym adres IP, typ i wersja przeglądarki internetowej, witryna internetowa, z której nastąpiło przekierowanie, przeglądane na stronie www rejestracji podstrony, kraj, z którego następuje korzystanie ze strony www rejestracji.

2. Pozyskiwanie powyższych informacji może nastąpić poprzez instalowanie plików „cookie” na urządzeniu, z którego Uczestnik korzysta ze strony www rejestracji.

3. Instalowanie plików cookie może nastąpić za zgodą Uczestnika. Uczestnik może wyrazić zgodę za pomocą ustawień oprogramowania zainstalowanego w wykorzystywanym przez niego urządzeniu oraz w ustawieniach w trakcie wizyty na stronie www rejestracji. Za pomocą takiego oprogramowania (w szczególności poprzez ustawienia przeglądarki internetowej, z której korzysta Uczestnik) możliwe jest również np. ustawienie powiadamiania przez przeglądarkę przed umieszczeniem pliku cookie lub automatycznego uniemożliwienia umieszczenia pliku cookie.

4. Uczestnik może wyrazić zgodę, o której mowa powyżej, za pomocą ustawień oprogramowania zainstalowanego w wykorzystywanym przez niego telekomunikacyjnym urządzeniu końcowym lub konfiguracji usługi.

5. Powyższe informacje są wykorzystywane w celu monitorowania wydajności strony www rejestracji oraz do celów prowadzenia działalności gospodarczej, w tym w celach marketingowych. Podstawę przewarzania danych stanowi art. 6 ust. 1 lit. f RODO.

6. Zgody nie wymaga przechowywanie lub uzyskanie dostępu do plików cookie w celu dostarczenia Uczestnikowi usługi świadczonej drogą elektroniczną, żądanej przez Uczestnika, tj. dokonania rejestracji na Konferencję.

6. Okres przetwarzania danych

1. Dane osobowe Uczestników przetwarzane są przez następujące okresy:

a. w celu określonym w punkcie 3 ppkt 2 lit. a - b – do czasu zakończenia Konferencji i usunięcia plików cookies przez Uczestnika;

b. w celu określonym w punkcie 3 ppkt 2 lit. c – do czasu zakończenia rejestracji na Konferencję i usunięcia plików cookies przez Uczestnika;

c. w celu określonym w punkcie 3 ppkt 2 lit. d – do czasu usunięcia przez Uczestnika plików cookies;

d. w celu określonym w punkcie 3 ppkt 2 lit. e – przez okres prowadzenia działalności przez Administratora lub wyrażenia sprzeciwu przez Uczestnika,

e. w celu określonym w punkcie 3 ppkt 2 lit. f i g – przez okres prowadzenia działalności przez Administratora,

f. w celu określonym w punkcie 3 ppkt 3 – przez okres wymaganego przechowywania dokumentacji do celów podatkowych.

7. Prawa Uczestników

1. Uczestnik ma prawo do:

a. żądania od Administratora dostępu do swoich danych osobowych ich sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania,

b. wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania,

c. przenoszenia danych,

d. wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

- w zakresie określonym przepisami prawa, w szczególności RODO.

2. Uczestnik ma prawo w dowolnym momencie wnieść sprzeciw – z przyczyn związanych z jego szczególną sytuacją – wobec przetwarzania dotyczących jej danych osobowych opartego na art. 6 ust. 1 lit. f RODO, w tym profilowania na podstawie tego przepisu. Administratorowi nie wolno już przetwarzać tych danych osobowych, chyba że wykaże on istnienie ważnych prawnie uzasadnionych podstaw do przetwarzania, nadrzędnych wobec interesów, praw i wolności Uczestnika, lub podstaw do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń.

3. Jeżeli dane osobowe są przetwarzane na potrzeby marketingu bezpośredniego, Uczestnik ma prawo w dowolnym momencie wnieść sprzeciw wobec przetwarzania dotyczących go danych osobowych na potrzeby takiego marketingu, w tym profilowania, w zakresie, w jakim przetwarzanie jest związane z takim marketingiem bezpośrednim.

8. Dobrowolność podania danych

1. Korzystanie ze Strony www i uczestnictwo Konferencji i podanie danych osobowych jest dobrowolne. Jeżeli jednak Uczestnik chce uczestniczyć w Konferencji, to musi podać dane osobowe oznaczone w formularzu rejestracyjnym jako obowiązkowe (pkt 2 ppkt 2 niniejszej Polityki prywatności). Obowiązkowe będzie podanie również informacji, które znajdują się w przelewie bankowym.

 

9. Ochrona danych osobowych

1. Administrator wdrożył odpowiednie środki techniczne i organizacyjne, aby zapewnić stopień bezpieczeństwa odpowiadający ryzyku.

2. W szczególności Administrator wdrożył następujące środki ochrony danych:

a. Tworzenie backupu bazy danych w cyklach co 60 minut

b. Firewall

c. System IPS

d. System IDS

e. Ochrona antywirusowa

f. Backup wszystkich plików w cyklach 24-godzinnych

g. Serwerownia w kolokacji

h. Serwerownia monitorowana, zamknięta – z dostępem tylko dla upoważnionych

i. Zapasowe źródła zasilania

j. System przeciwpożarowy